Deelnamereglement & Overeenkomst

AOver Winter op de Markt

• Wat: Kerstmarkt met houten chalets, een verwarmde tent, sfeerverlichting, muziek en animatie.
• Locatie: Marktplein, 3590 Diepenbeek
• Openingsdagen: Zaterdag 12 december 2026 (14:00 – 22:00) & zondag 13 december 2026 (12:00 – 20:00)
• Organisator: Gemeente Diepenbeek
• Praktische organisatie: 7events — info@7events.be — +32 492 54 04 73
• Aanmelden: kerstopdemarkt.be

Winter op de Markt is een evenement van Gemeente Diepenbeek. 7events staat in voor de praktische organisatie.

AWie kan deelnemen?

• Lokale verenigingen: Diepenbeekse verenigingen krijgen voorrang. Deelname is gratis.
• Lokale handelaars: Diepenbeekse handelaars en ambachtslui zijn welkom, na de verenigingen en zolang er plaats is. Ook voor hen is deelname gratis.
• Foodtrucks: Enkel als er na de verenigingen nog plaats is, met voorkeur voor lokale foodtrucks. Een foodtruck legt zijn eigen jaarlijkse keuringsbewijs voor.
• Horeca: Lokale horeca wordt niet toegelaten op het terrein. De horecazaken rond het plein profiteren al van het evenement voor hun deur.

BEén of twee dagen

Winter op de Markt loopt over twee dagen. Je staat op zaterdag 12 december, op zondag 13 december of op beide dagen. De organisatie deelt de standhouders in.

• Food: Standen die eten of drinken verkopen, blijven open tot het sluitingsuur.
• Non-food: Standen die geen eten of drinken verkopen, mogen maximaal twee uur voor het sluitingsuur sluiten.

Kan je uitzonderlijk maar één dag? Neem vóór je inschrijving contact op via info@7events.be — we bekijken het geval per geval, maar dit is geen recht.

CSelectiecriteria & kwaliteitsbewaking

Het aantal chalets is beperkt. We waken over de variatie van het aanbod: gelijkaardig aanbod wordt beperkt (bv. max. 2 kraampjes met wafels, max. 2 met jenever). Selectie gebeurt in overleg met Gemeente Diepenbeek op basis van:

• Lokale verankering in Diepenbeek
• Diversiteit van het aanbod
• Democratische prijszetting
• Tijdigheid van aanmelding

Aanmeldingen worden behandeld in volgorde van ontvangst. Vroeg aanmelden verhoogt je kans.

DHoe aanmelden?

Aanmelden gebeurt online via het formulier op kerstopdemarkt.be. Bij je aanmelding geef je verplicht op:

• De gegevens van je vereniging of zaak en een contactpersoon
• Je volledig aanbod met verkoopprijzen, en welke alcoholische dranken je schenkt
• Elk elektrisch toestel dat je gebruikt, met het vermogen in watt
• De verantwoordelijke voor de drankvergunning: meerderjarig en woonachtig in Diepenbeek
• Je verzekeraar en polisnummer

Je chaletnummer krijg je minstens twee weken voor het evenement.

AInbegrepen in je deelname

• Kerstchalet: Houten chalet met afsluitbare deur en een uitgifteluik met toonbank.
• Verlichting: Verlichting en guirlandes aan je chalet.
• Stroom: Eén aansluitpunt aan je chalet, afgestemd op het vermogen dat je bij aanmelding opgaf.
• Plein & sfeer: Sfeerverlichting en decoratie op het volledige Marktplein.
• Bekers: Herbruikbare bekers, voorzien door de gemeente (zie sectie 05).
• Sanitair: Toiletvoorziening op het plein, ook voor standhouders.
• Communicatie: Vermelding als deelnemer in de communicatie van de gemeente rond het evenement.

BZelf te voorzien

• Verlengkabels en stekkerdozen vanaf het aansluitpunt tot in je chalet
• Alle bak-, kook- en koelapparatuur
• Kassa, wisselgeld en eventueel betaalterminal
• Eigen decoratie in je chalet
• Voldoende medewerkers of vrijwilligers voor de dag of dagen waarop je staat
• Een brandblusser en blusdeken indien je bakt of frituurt

De exacte afmetingen en je chaletnummer krijg je bij de definitieve toewijzing.

AStandgeld

Er is geen standgeld. Je betaalt enkel een waarborg van € 100,00, die je na afloop terugkrijgt.

BWaarborg betalen

Stort de waarborg uiterlijk op 30 november 2026. Je plaats is pas definitief zodra de betaling ontvangen is.

Rekening BE98 7340 6374 7193 · Mededeling: WAARBORG + naam standhouder

CWaarborg terugkrijgen

Je krijgt de waarborg volledig terug, op voorwaarde dat:

• Je stand open was op de dag of dagen waarop je ingedeeld bent, tijdens de afgesproken uren
• De chalet bezemschoon wordt achtergelaten, meteen na je laatste dag (op zondag uiterlijk om 21:30)
• Er geen schade is aan de chalet of het geleverde materiaal
• Alle sleutels zijn ingeleverd

Terugbetaling gebeurt binnen 14 kalenderdagen na het evenement, op hetzelfde rekeningnummer waarmee je betaalde.

DInhoudingen

• Chalets die niet bezemschoon worden achtergelaten, worden gereinigd op kosten van de standhouder (min. € 50,00).
• Schade wordt verrekend met de waarborg. Overstijgt de schade € 100,00, dan factureren we het verschil.

ADrankvergunning & alcohol

• De gemeente vraagt de drankvergunning voor je aan. Daarvoor duid je een verantwoordelijke aan die meerderjarig is en in Diepenbeek woont.
• Je geeft bij aanmelding op welke alcoholische dranken je schenkt.
• Geen verkoop van bier of wijn aan jongeren onder 16 jaar, en van sterke drank onder 18 jaar.
• Wie alcohol verkoopt, biedt ook voldoende alcoholvrije alternatieven aan.

BHerbruikbare bekers

• De gemeente voorziet herbruikbare bekers: basisbekers en shotglaasjes.
• Wegwerpbekers en glas zijn niet toegelaten op het terrein.
• Uitzondering: Warme dranken mag je in kartonnen bekers schenken.

De praktische afspraken over het ophalen en inleveren van de bekers krijg je voor het evenement.

CVoeding

• Je opgegeven aanbod is bindend. Wijzigingen laat je vooraf goedkeuren door de organisatie.
• Je bent zelf verantwoordelijk voor de voedselveiligheid volgens de regels van het FAVV.

AOpeningsuren

Na het sluitingsuur volgt telkens één uur uitloop: de verkoop stopt, je rondt af en ruimt op. Vroeg sluiten zonder toestemming van de organisatie leidt tot verlies van de waarborg.

BElektriciteit

• Enkel elektrische toestellen met CE-label.
• Je geeft het vermogen van elk toestel op bij aanmelding. Niet-opgegeven toestellen mogen niet aangesloten worden.
• Eigen verwarmingstoestellen en aggregaten zijn niet toegestaan.

COpbouw & inrichting

• Sta je beide dagen, dan richt je in vanaf vrijdag 11 december. Anders in de voormiddag van je dag.
• Het exacte uur krijg je nog. Sta je beide dagen, dan blijft je chalet tussen zaterdag en zondag ingericht staan. Laat 's nachts geen geld of waardevolle goederen achter.
• Eigen decoratie is toegestaan, zolang de chalet niet beschadigd wordt. Geen eigen verlichting buiten de chalet.
• Geen auto's op het terrein tijdens de openingsuren.

DAfbraak & afval

• Je ruimt je stand en de omgeving elke dag zelf op.
• Afval gaat uitsluitend in de voorziene containers.
• Meteen na je laatste dag verwijder je al je eigen materiaal en laat je de chalet bezemschoon achter.

AVerzekering

• Jouw verzekering: Je beschikt over een verzekering burgerlijke aansprakelijkheid. Voor verenigingen volstaat ook een vrijwilligersverzekering. Je bezorgt het bewijs uiterlijk op 30 november 2026.
• Jouw goederen: Handelswaar, toestellen en kassa zijn niet verzekerd door de organisatie.

BVeiligheid

• Geen gastoestellen, geen open vuur, geen vuurkorven en geen terrasverwarmers.
• Frietketels worden afgesloten met een deksel.
• Je stand wordt niet uitgebreid buiten de chalet. Doorgangen en nooduitgangen blijven altijd vrij, zodat de brandweer overal door kan.
• Aanwijzingen van de organisatie, de brandweer en de politie worden onmiddellijk opgevolgd.

CAansprakelijkheid

De standhouder is aansprakelijk voor schade die hij, zijn medewerkers of zijn materiaal veroorzaken aan de chalet, het plein of derden. De organisatie is niet aansprakelijk voor gederfde inkomsten door weer, opkomst, stroomonderbreking of andere omstandigheden buiten haar controle.

DAnnulatie door de standhouder

Annuleren doe je schriftelijk via info@7events.be. Vind je zelf een vervanger die door de organisatie wordt goedgekeurd, dan vervallen de annulatiekosten.

EAfgelast of overmacht

Gaat het evenement niet door door een beslissing van de gemeente, de overheid, de brandweer of de politie, of door extreme weersomstandigheden, dan wordt de waarborg volledig terugbetaald. Reeds gemaakte kosten worden niet vergoed.

FNaleving van dit reglement

• Bij inbreuken op dit reglement of op de regels rond alcohol, bij overlast of als het sluitingsuur niet wordt gerespecteerd, kan de organisatie de stand sluiten. De waarborg wordt dan niet terugbetaald.
• Tijdens het evenement zijn de beslissingen van de organisatie bindend.
• Situaties die dit reglement niet voorziet, worden beslist door de organisatie in overleg met Gemeente Diepenbeek.

AJe persoonlijke overeenkomst

• Na de goedkeuring van je aanvraag vind je in het standhoudersportaal op kerstopdemarkt.be je persoonlijke overeenkomst, al ingevuld met de gegevens van je aanmelding.
• Je kijkt die na. Klopt er iets niet, pas het dan aan in het portaal of laat het ons weten via info@7events.be.
• De overeenkomst wordt ter plaatse ondertekend bij de overhandiging van je chalet.

Met de vinkjes bij je online aanmelding ga je al akkoord met dit reglement. De ondertekening ter plaatse bevestigt dat.